Kalau kalian tahu. Setiap harinya, saya menerima banyak sekali pesan. Dari mahasiswa yang ambil kelas, orang yang ingin menulis di tiga jurnal yang saya kelola, termasuk mahasiswa yang tanya-tanya tentang urusan akademik, mahasiswa salah sambung, mahasiswa mengurus Turnitin, dan mahasiswa bimbingan KKN. Kadang, saya tidak begitu telaten untuk balas-balasan dalam jangka waktu lama.
Mungkin, pengalaman di atas juga dialami oleh banyak dosen lainnya. Saran saya, berkirim pesan ke dosen memang harus langsung tepat sasaran, dengan jelas identitas dan keperluannya.
Kedua, mahasiswa ingin segera dilayani, tapi kadang tidak tahu waktu. Saya belakangan membatasi komunikasi chatting, khususnya di luar jam kerja, termasuk di luar hari kerja. Misalnya, banyak mahasiswa mengurus berkas Turnitin di luar jam kerja. Kadang sore hari, sampai ada yang malam hari hingga tengah malam. Ada juga beberapa mahasiswa mengirimkan pesan yang sifatnya tugas kantor di luar hari kerja, misalnya hari libur maupun akhir pekan (Sabtu dan Minggu).
Ketiga, mahasiswa tidak cepat paham. Saya seringkali berpikir agar membalas pesan mahasiswa sesegera mungkin, meskipun isi pesannya kurang jelas. Akhirnya saya balas-balasan pesan lah dengan mahasiswa. Tapi ini terasa tidak begitu efektif karena ada juga mereka yang lama sekali pahamnya.
Misalnya, mereka sudah dijelaskan hingga saya mengetik panjang, harapannya agar paham. Tapi tetap saja tidak paham. Dan, jawabannya singkat menunjukkan tanpa ada usaha mencari tahu. Hal kayak gini seringkali menjengkelkan. 😅
WhatsApp for Business
Belakangan, saya mencoba mengaktifkan WhatsApp for Business. Saat ada nomor baru akan ada notifikasi kalau dia mahasiswa langsung saja berkirim email dan lampirkan dokumennya. Tujuan saya agar sistem ini bisa lebih efisien.
Sorry, I am unavailable right now. I will respond to your message soon, in the next working hours. Please understand, the COVID-19 pandemic encourages me to would love to spend quality time when it is outside my working hours.
If there is something really urgent, please approach me through email (muhd.bahrul@unej.ac.id). If you are a student at the UNEJ Faculty of Law that wants to communicate about academic affairs, you are also advised to send me an email along with your documents (if any).
Thank you.
Uraian di atas adalah isi balasan pesan otomatis yang saya atur secara default pada WhatsApp for Business saya.
Saya sebagai user di dunia pekerjaan mengalami ini setuju dengan Mas Muhammad. Banyak dari lulusan jaman now sepertinya belum memahami etika berkorespondensi melalui email. Mungkin dipikirnya email seperti halnya SMS, tanpa subject aman, atau seperti link Drive yg tanpa mengirimkan maksud dan tujuan pesan langsung diklik attachmentnya maka penerima langsung “mudheng”/ paham dengan isi emailnya. Ini saya alami sendiri ketika membuka lowongan enumerator studi, dimana banyak sekali anak muda yang mendadak mengirimkan email kosong tanpa subject dan isi, namun menyisipkan lampiran didalamnya. Lampirannya pun, kadang tidak bernama, hanya bertulis ‘Document 1’. Dengan email bejibun yang dadakan masuk sekitar 30 buah per harinya selama periode lamaran dibuka, coba tebak apa yang saya lakukan? Seleksi alam! Saking banyaknya yang tidak menuliskan badan email, saya mensortir email2 yg tidak bersubject saja, jumlahnya 80 persen dari total email masuk perharinya. Bayangkan, bukankah sangat sayang kalau kualifikasi raihan yang baik selama kuliah, harus kalah hanya karena menyepelekan ‘subyek’ dan ‘badan email’, sesuatu yang bisa dipelajari. Karenanya Mas Dosen, saran saya, ketika ada mata kuliah akademic writting, jurusan/prodi perlu juga membakali skill ini supaya sudah terbiasa sedini mungkin. Jaman saya kuliah dulu (10 tahun lalu) mata kuliah ini hanya fokus mengajari bagaimana menulis ilmiah secara standar akademik, namun abai menjelaskan tatakrama komunikasi tertulis via email. Ketika pertama kali bekerja, saya juga melakukan kesalahan yg sama dengan kawan2 muda ini, mengirimkan email tanpa badan dan hanya subyek, dan seketika ditegur oleh supervisor saya. Beruntungnya beliau tanggap mengajari saya berkirim pesan yang baik, sehingga bisa saya perbaiki. Jadi Mas Dosen, monggo direkomendasikan sisipan materinya ini, mudah2an kekhawatiran kita bersama berhenti di generasi ini saja.