Hai mahasiswa, coba deh periksa kembali pola komunikasimu!

Kemajuan teknologi informasi telah berpengaruh pada pola hubungan sosial. Dua dekade yang lalu, perangkat komunikasi mulai mengenal kiriman pesan singkat atau short message service (sms). Lalu, berkembang pada penggunaan aplikasi chatting seperti Yahoo Messenger hingga dikenal WhatsApp. Saat ini, terdapat banyak aplikasi chatting yang dapat kita gunakan. WhatsApp dan Instagram adalah dua aplikasi sosial media yang mewakili banyak aplikasi lainnya dan paling populer di kalangan kaum muda.

Polemik pola komunikasi

Kehadiran ragam aplikasi tersebut seringkali melahirkan kesenjangan dalam pola komunikasi. Layanan komunikasi yang instan dan dapat meningkatkan efisiensi ini sering dianggap mengesampingkan nilai dan tata krama masyarakat.

Kita pasti masih ingat. Tidak begitu lama, mungkin satu atau dua tahun lalu, dunia kampus agak geger tentang etika mahasiswa dalam berkomunikasi ke dosen. Banyak kampus menyusun tutorial tata cara berkomunikasi mahasiswa kepada dosen yang agak menggelitik. Rasanya, dalam tutorial tersebut seperti kembali mengajari materi-materi pelajaran kepribadian dan tata krama kepada anak-anak SD dan SMP.

Pada satu sisi, tutorial semacam ini seperti merendahkan kualitas mahasiswa yang secara fakta sudah menginjak usia dewasa dan memahami pola komunikasi yang baik dan beradab. Dengan tutorial ini, terkesan terdapat penurunan moral dan etika generasi mahasiswa sehingga kampus perlu ‘membuat peringatan’ dan petunjuk umum agar memahami nilai-nilai, etika dan tradisi yang berlaku.

Pada sisi lain, mahasiswa memang beragam. Ada mahasiswa yang sangat berhati-hati mengirimkan pesan, sampai bahasanya terasa kaku sekali. Ada juga mahasiswa berkirim pesan cukup fleksibel namun identitas dan substansinya cukup jelas. Ada pula mahasiswa yang berkirim seperlunya hanya menyampaikan kepentingannya tanpa menyebutkan identitasnya. Saat pesan sudah dijawab, mereka menjawabnya dengan kata singkat: “OK.” Mahasiswa udah kayak bos saja kan ya….

Ada juga catatan tambahan. Beberapa mahasiswa ada yang berkirim pesan pada jam kerja, ada juga yang berkirim pesan larut malam, tengah malam dan di luar hari kerja.

Permasalahan di atas tidak seharusnya terjadi. Padahal masalahnya sepele. Satu hal yang mendasari kenapa semua itu bisa terjadi adalah: bisa jadi mahasiswa kurang punya keterampilan berkomunikasi yang baik.

Praktik yang sering terjadi

Terdapat beberapa praktik yang dilakukan oleh mahasiswa saat berkirim pesan. Mari kita baca satu per satu satu.

Pertama, mengirimkan pesan tanpa menyebutkan identitas. Mungkin dikiranya identitas sudah tersedia di profil WA. Dosen diminta melihat nama dalam nomor WA dg klik profil. Saat profil dibuka, nama WA beragam, bahkan nama panggilan hingga nama Alay.

Perlu diingat bahwa semakin dewasa, semakin menuju dunia kerja, kita dituntut untuk dapat berkomunikasi lebih profesional. Oleh karena itu, percakapan yang baik adalah dengan memperkenalkan diri dengan baik terlebih dahulu. Lalu, kita sampaikan maksud kita mengirimkan pesan dengan bahasa yang mudah dipahami dan tidak memaksa. Gunakan kalimat efektif, tidak terlalu panjang, tidak terlalu singkat juga.

Saya selalu berusaha tidak merespon orang yang berkirim pesan tanpa menyebutkan identitas. Saat tidak dibalas, ada saja caranya. Siang hari saudaranya yang bekerja di kampus berkirim pesan ke saya agar tidak dipersulit. Atau, mahasiswa lapor ke dosen lain dengan bahasa agar saya tidak terlalu ruwet.

Kalau kalian tahu. Setiap harinya, saya menerima banyak sekali pesan. Dari mahasiswa yang ambil kelas, orang yang ingin menulis di tiga jurnal yang saya kelola, termasuk mahasiswa yang tanya-tanya tentang urusan akademik, mahasiswa salah sambung, mahasiswa mengurus Turnitin, dan mahasiswa bimbingan KKN. Kadang, saya tidak begitu telaten untuk balas-balasan dalam jangka waktu lama.

Mungkin, pengalaman di atas juga dialami oleh banyak dosen lainnya. Saran saya, berkirim pesan ke dosen memang harus langsung tepat sasaran, dengan jelas identitas dan keperluannya.

Kedua, mahasiswa ingin segera dilayani, tapi kadang tidak tahu waktu. Saya belakangan membatasi komunikasi chatting, khususnya di luar jam kerja, termasuk di luar hari kerja. Misalnya, banyak mahasiswa mengurus berkas Turnitin di luar jam kerja. Kadang sore hari, sampai ada yang malam hari hingga tengah malam. Ada juga beberapa mahasiswa mengirimkan pesan yang sifatnya tugas kantor di luar hari kerja, misalnya hari libur maupun akhir pekan (Sabtu dan Minggu).

Ketiga, mahasiswa tidak cepat paham. Saya seringkali berpikir agar membalas pesan mahasiswa sesegera mungkin, meskipun isi pesannya kurang jelas. Akhirnya saya balas-balasan pesan lah dengan mahasiswa. Tapi ini terasa tidak begitu efektif karena ada juga mereka yang lama sekali pahamnya.

Misalnya, mereka sudah dijelaskan hingga saya mengetik panjang, harapannya agar paham. Tapi tetap saja tidak paham. Dan, jawabannya singkat menunjukkan tanpa ada usaha mencari tahu. Hal kayak gini seringkali menjengkelkan. 😅

WhatsApp for Business

Belakangan, saya mencoba mengaktifkan WhatsApp for Business. Saat ada nomor baru akan ada notifikasi kalau dia mahasiswa langsung saja berkirim email dan lampirkan dokumennya. Tujuan saya agar sistem ini bisa lebih efisien.

Sorry, I am unavailable right now. I will respond to your message soon, in the next working hours. Please understand, the COVID-19 pandemic encourages me to would love to spend quality time when it is outside my working hours.

If there is something really urgent, please approach me through email (muhd.bahrul@unej.ac.id). If you are a student at the UNEJ Faculty of Law that wants to communicate about academic affairs, you are also advised to send me an email along with your documents (if any).

Thank you. 

Uraian di atas adalah isi balasan pesan otomatis yang saya atur secara default pada WhatsApp for Business saya.

Hasilnya cukup efektif dan lebih efisien. Mahasiswa yang berkepentingan langsung berkirim email dan melampirkan dokumen yang dibutuhkan. Atau, mereka menunggu balasan atau berkirim pesan kembali saat hari dan jam kerja.

Namun demikian, setelah sekian lama berjalan, saya merasa semakin ada kejanggalan.

Keterampilan berkirim email

Awalnya, saya berpikir banyak mahasiswa perlu memiliki keterampilan dalam berkirim pesan. Saya merasa agak janggal setelah menerima email, khususnya dari mahasiswa bimbingan lomba maupun mahasiswa yang berkeperluan untuk Turnitin. Ternyata, masih banyak mahasiswa yang tidak tahu cara menggunakan email. Seringkali, mahasiswa menganggap sama dalam berkirim pesan dan email.

Saya menilai mereka memang belum tahu cara menggunakan email. Keterbatasan pengetahuan ini sehingga saat berkirim email seringkali seperti ini:

  1. Berkirim email tanpa subject dan tanpa isi. Mereka hanya melampirkan attachment.
  2. Berkirim email dengan menuliskan keperluannya pada subject. Hasilnya, judul email panjang banget.
  3. Berkirim email dengan bahasa chatting.
  4. Berkirim email kosong.
  5. Berkirim email dengan bukan nama email dirinya, pinjam email temannya.
  6. Berkirim email dengan nama email alay, misal: nandacute@gmail.com, jefry112467@gmail.com.

Oh iya. Ada juga mahasiswa setelah berkirim email kemudian konfirmasi ke saya. Mereka melampirkan bukti email tertulis email yanh salah. Email saya muhd.bahrul@unej.ac.id, sedangkan mereka mengirimkannya ke muhd.bahrul@gmail.co.id. Saran saya, periksa kembali alamat email, untuk memastikan kita sudah mengetiknya dengan benar.

Saat memasuki dunia kerja

Praktik seperti di atas jamak terjadi. Saya berpikir, tidak lama lagi mereka akan memasuki dunia kerja. Mereka akan kasihan apabila model komunikasinya masih seperti ini. Dunia kerja menuntut kita berkomunikasi secara profesional. Mereka mungkin akan merasa bingung dan kesusahan saat harus berkomunikasi dengan kolega dan atasa di kantor. Mereka juga akan punya tantangan besar saat harus membangun kerja sama dengan pihak eksternal.

Sedari sekarang, mahasiswa perlu refleksi dua hal. Pertama, mahasiswa perlu memeriksa kembali cara berkomunikasi jelas dan efektif dalam berkirim pesan. Kedua, mahasiswa perlu belajar cara berkirim email yang sesuai dengan standarnya. Sebetulnya, isi email sudah lazim kita pelajari saat berkirim surat, meskipun juga isinya terkadang lebih fleksibel.


Baca juga artikel menarik lainnya yang ditulis oleh Muhammad Bahrul.


kawanhukum.id merupakan platform digital berbasis website yang mewadahi ide Gen Y dan Z tentang hukum Indonesia. Tulisan dapat berbentuk opini, esai ringan, atau tulisan ringan lainnya dari ide-idemu sendiri. Ingin tulisanmu juga diterbitkan di sini? Klik tautan ini.

Fakultas Hukum Universitas Jember

One Comment

  1. Elpramudita

    Saya sebagai user di dunia pekerjaan mengalami ini setuju dengan Mas Muhammad. Banyak dari lulusan jaman now sepertinya belum memahami etika berkorespondensi melalui email. Mungkin dipikirnya email seperti halnya SMS, tanpa subject aman, atau seperti link Drive yg tanpa mengirimkan maksud dan tujuan pesan langsung diklik attachmentnya maka penerima langsung “mudheng”/ paham dengan isi emailnya. Ini saya alami sendiri ketika membuka lowongan enumerator studi, dimana banyak sekali anak muda yang mendadak mengirimkan email kosong tanpa subject dan isi, namun menyisipkan lampiran didalamnya. Lampirannya pun, kadang tidak bernama, hanya bertulis ‘Document 1’. Dengan email bejibun yang dadakan masuk sekitar 30 buah per harinya selama periode lamaran dibuka, coba tebak apa yang saya lakukan? Seleksi alam! Saking banyaknya yang tidak menuliskan badan email, saya mensortir email2 yg tidak bersubject saja, jumlahnya 80 persen dari total email masuk perharinya. Bayangkan, bukankah sangat sayang kalau kualifikasi raihan yang baik selama kuliah, harus kalah hanya karena menyepelekan ‘subyek’ dan ‘badan email’, sesuatu yang bisa dipelajari. Karenanya Mas Dosen, saran saya, ketika ada mata kuliah akademic writting, jurusan/prodi perlu juga membakali skill ini supaya sudah terbiasa sedini mungkin. Jaman saya kuliah dulu (10 tahun lalu) mata kuliah ini hanya fokus mengajari bagaimana menulis ilmiah secara standar akademik, namun abai menjelaskan tatakrama komunikasi tertulis via email. Ketika pertama kali bekerja, saya juga melakukan kesalahan yg sama dengan kawan2 muda ini, mengirimkan email tanpa badan dan hanya subyek, dan seketika ditegur oleh supervisor saya. Beruntungnya beliau tanggap mengajari saya berkirim pesan yang baik, sehingga bisa saya perbaiki. Jadi Mas Dosen, monggo direkomendasikan sisipan materinya ini, mudah2an kekhawatiran kita bersama berhenti di generasi ini saja.

Tinggalkan Balasan